Jak skompletować dokumenty do wniosku o emeryturę, gdy firma, w której pracowaliśmy, już nie istnieje?

Chcesz skompletować dokumentację do wniosku o emeryturę, ale zakłady, w których pracowałaś, już nie istnieją? Gdzie szukać dokumentów z zakładów, które zakończyły działalność, zostały przekształcone w inną firmę lub ogłosiły upadłość? 

Wniosek o emeryturę – jakie dokumenty są potrzebne?

Dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są:

• pisemne zaświadczenia pracodawców,
• świadectwa pracy,
• legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresach zatrudnienia,
• orzeczenia sądu.

Do potwierdzenia okresów zatrudnienia mogą służyć również dowody pośrednie, np.:

• legitymacja służbowa,
• umowa o pracę,
• wpisy w dowodach osobistych,
• pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia, jak np. pisma o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu,
• zeznania świadków.

Najpierw należy spisać nazwy zakładów pracy i ich adresy oraz lata, w których pracowało się w danych firmach. Jeśli posiada się choć część dokumentów (np. pojedyncze druki RMUA – Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego) należy je dołączyć do wniosku.

Poszukiwania zaginionej dokumentacji w ZUS-ie

Najpierw warto zapytać o zaginioną dokumentację w ZUS-ie. Wykaz archiwów gromadzących dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów dostępny jest na www.zus.pl oraz w placówkach ZUS-u. Można korzystać z wyszukiwarki, którą znajdziemy na stronie w zakładce Świadczenia/Emerytury. Jest to Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy i dotyczy firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników. Wyszukujemy po nazwie zakładu pracy.

Gdzie szukać dokumentów do emerytury lub renty?

1. Gdy firma została przekształcona – dawne dokumenty powinny być nadal przechowywane w archiwum nowo powstałego przedsiębiorstwa, np. spółki powstałej po sprywatyzowaniu danego zakładu pracy. Firma mogła także przekazać je do archiwum.
2. Gdy zakład został zlikwidowany – dokumenty płacowe powinien przechowywać wojewoda lub ministerstwo, pod które podlegał zakład. Można też ich szukać w archiwach wydziałów sądów rejestrowych właściwych dla siedziby firmy (zwłaszcza dotyczy to zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych) oraz w sądach upadłościowych (sąd rejonowy, wydział gospodarczy).
3. Jeśli firma upadła – dokumenty pracownicze ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego zabezpiecza syndyk albo likwidator. To on wskazuje przechowawcę. Wskazówek udzielić może też urząd wojewódzki lub ZUS. Informacje mogą posiadać też właściwe dla dawnej siedziby firmy urzędy skarbowe. 
4. Gdy firma była spółdzielnią pracy – dokumenty mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli ten już nie istnieje, Krajowa Rada Spółdzielcza (kontakt w niebieskiej ramce). 
5. Gdy pracowałaś w PGR – dokumenty mogą być przechowywane przez Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa.

Akta płacowe mogą być w archiwach wojewódzkich i prywatnych

Każde województwo posiada co najmniej jedno archiwum, gdzie zgromadzone są dokumenty płacowe.  Mogą też trafiać do Archiwum Państwowego w Milanówku lub do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Są też komercyjne archiwa – jeśli przechowują nasze dokumenty, otrzymamy informację w wyżej wymienionych instytucjach.