Zaginął ci akt notarialny, świadectwo pracy, akt stanu cywilnego? Co robić, gdy utracisz ważne dokumenty?

Zwykle dokumenty chronimy przed zgubieniem, przechowując je w odpowiednim miejscu. Bywają jednak sytuacje nieprzewidziane, dlatego warto wykonać ich kopie albo zdjęcia lub zapisać podstawowe dane (sygnaturę, nazwę instytucji, która dokumenty wydała). Tak aby w razie czego ułatwić sobie zadanie.

Gdy zginie akt notarialny lub dokumenty sądowe

Akty notarialne

Dokumenty sporządzone przez notariusza to m.in. potwierdzenie przeniesienia prawa własności – np. akt sprzedaży czy darowizny mieszkania, działki. Oryginał aktu zostaje w kancelarii, w której go sporządzono. Strony otrzymują wypis. Uzyskanie kolejnego wypisu nie stanowi więc problemu.

• Jeśli od daty sporządzenia aktu nie minęło 10 lat, wypis wyda kancelaria, w której jest on przechowywany.
• Po 10 latach akt trafia do archiwum ksiąg wieczystych sądu. Wówczas należy złożyć wniosek o wydanie wypisu w sądzie rejonowym właściwym dla miejscowości, w której znajduje się kancelaria.

Dokumenty sądowe

Gdy zaginie odpis wyroku lub postanowienia sądowego (np. o stwierdzeniu nabycia spadku), można otrzymać kolejny odpis. Wniosek trzeba złożyć w tym sądzie, który wydał wyrok lub postanowienie.

Za sporządzenie wypisu aktu notarialnego, a także odpisu dokumentu sądowego trzeba zapłacić 6 zł za każdą rozpoczętą stronę.

Jak odzyskać świadectwo pracy?

Jeżeli zaginie lub zostanie zniszczone świadectwo pracy, w każdej chwili można zwrócić się do pracodawcy z prośbą o duplikat.

Gdy firma nie istnieje, najlepiej skontaktować się z ZUS-em. W oddziałach i na stronie ZUS jest baza zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy oraz informacja, gdzie aktualnie znajdują się archiwalne dokumenty.

Odpis aktu stanu cywilnego

Odpis aktu małżeństwa lub urodzenia może otrzymać osoba, której dokument dotyczy, lub jej małżonek, zstępni, wstępni, rodzeństwo.

Wniosek o wydanie odpisu składa się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, nie obowiązuje rejonizacja.

Za odpis skrócony trzeba zapłacić 22 zł, za całkowity 33 zł. W niektórych sytuacjach odpis będzie wydany bezpłatnie (np. gdy jest wymagany do uzyskania świadczeń socjalnych).

Jak uzyskać odpisy dokumentów online?

Wiele spraw urzędowych można załatwić za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, czyli ePUAP. Dotyczy to także wnioskowania i wydawania duplikatów lub odpisów dokumentów.

Można wnioskować m.in. o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego. Odpis może być sporządzony w wersji papierowej lub elektronicznej.

Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba potwierdzić tożsamość w internecie. Służy do tego profil zaufany.

Można go założyć zdalnie, wchodząc na stronę: gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany Nie jest to skomplikowane, system prowadzi krok po kroku przez wszystkie etapy.

Osoby, które korzystają z bankowości internetowej lub mają e-dowód osobisty, mogą założyć zwykły profil zaufany. Pozostałe otrzymają profil tymczasowy, który działa przez 3 miesiące.

Zobacz, jak działa ePUAP i jak założyć Profil Zaufany: